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Excel - Le tabelle pivot: cosa sono e come crearle

Le tabelle pivot sono uno degli strumenti più utili e potente disponibili in Excel, ma, purtroppo, spesso gli utenti non le conoscono o non sanno sfruttarne a pieno le potenzialità. Da oggi voglio iniziare una serie di post per approfondire meglio questo argomento.

Diciamo, innanzi tutto cosa è una tabella pivot. Una tabella pivot non è uno strumento per inserire dati, ma per visualizzarli in modo diverso da come si presentano in un classico prospetto Excel. Inoltre, i dati nella tabella pivot vengono riepilogati sulla base di una specifica funzione. Questo vuol dire che vengono sommati, contati, moltiplicati... in base alle nostre esigenze.

Il riepilogo dei dati può essere facilmente variato, spostando i dati che decidiamo di mettere in riga o in colonna, cioè ruotando (to pivot, in inglese) le posizioni dei campi nella tabella. Insomma, la tabella pivot permette di trasformare i dati in informazioni utili.

Prima di cominciare ad usare le tabelle pivot è bene fare una altra importantissima premessa. Perchè un prospetto Excel possa essere riepilogato in una tabella pivot occorre che esso sia opportunamente strutturato con delle intestazioni di colonna. Le intestazioni di colonna devono trovarsi nella riga immediatamente precedente alla riga dei dati, non devono essere lasciate righe vuote.  Le intestazioni di colonna varranno utilizzate come etichette per i campi usati nella tabella pivot.

Un altro aspetto importante è che il prospetto che contiene i dati di origine per la tabella pivot non dovrebbe contenere celle vuote.

Una altra cosa da tenere presente è che la  tabella pivot prevede quattro aree. In ciascuna di queste aree possono essere disposti uno o più campi della tabella di origine. Ecco le quattro aree:

  • Filtro rapporto: contiene l’elemento che deve essere posto sulla terza dimensione, si tratta, cioè dei dati che verranno visualizzati uno alla volta
  • Riga: contiene i dati che saranno utilizzati come etichette per le righe della tabella Pivot.
  • Colonna: contiene i dati che saranno utilizzati come etichette per le colonne della tabella pivot.
  • Valori: contiene i dati da riepilogare nella tabella pivot, i dati verranno riepilogati sulla base di una funzione matematica.

Non è necessario che tutte le quattro arre

Facciamo subito una semplice prova.Consideriamo i dati che seguono (sono pochi per praticità, ma voi immaginate che il prospetto sia molto più lungo)

prospetto di partenza

Immaginiamo di voler sapere quanto si è speso, mese per mese, per ogni tipo di spesa. Quindi vogliamo sommare le spese di ogni mese, non tutte insieme, ma tipo per tipo. Senza tabella pivot è praticamente impossibile.

Adesso che abbiamo chiarito che tipo di informazione vogliamo ricavare, possiamo procedere a creare la tabella pivot.

Prima, però, proviamo a capire come disporre i campi della nostra tabella nelle aree della tabella pivot. Per facilitare le cose, partiamo dal dato numerico (Spesa). Siccome è il dato su cui vogliamo compiere una operazione (la somma) non c'è altra area in cui metterlo, se non nell'area Valori (la tabella pivot esegue conti solo sui dati nell'area Valori).

Per quanto riguarda Mese e Tipo Spesa andranno uno in Riga e uno in Colonna. Per questo semplice esempio, non è importante quale dei due sta in riga e quale in colonna. Sta a voi decidere. Comunque non preoccupatevi, i campi di una tabella pivot possono essere spostati in una altra area in qualsiasi momento.

Allora sia pronti: possiamo finalmente lanciarci nella nostra prima tabella pivot.

Dopo aver fatto clic all’interno dei dati (in una cella qualunque),  portatevi nella scheda Inserisci della barra multifunzione e, nel gruppo Tabelle, premete il pulsante Tabella pivot.

Excel vi mostrerà la finestra Crea tabella Pivot. La finestra chiede di specificare quali sono i dati origine: in questo caso scegliamo Seleziona tabella/intervallo. Sarebbe anche possibile usare dei dati esterni. Una volta selezionati i dati, la procedura sarebbe identica.

La finestra vi chiede anche dove creare la nuova tabella pivot. Noi la inseriremo in un nuovo foglio (più che altro per questioni di spazio), quindi scegliete l’opzione Nuovo foglio di lavoro. Poi premete Ok per proseguire. Excel inserisce il nuovo foglio di lavoro con la struttura vuota della tabella pivot e mostra sulla destra gli strumenti per la creazione della tabella pivot. Alla barra multifunzione si aggiungono gli strumenti Tabella pivot.

Excel: la struttura di una tabella pivot

Per inserire i campi nella tabella pivot ci sono diversi modi. Un sistema abbastanza comodo consiste nel fare clic su di essi nell'area in alto a destra e trascinarli in una delle quattro aree in basso a destra a seconda della loro destinazione finale. In questo caso, occorre trascinare mese in Etichette di riga, Tipo spesa in Etichette colonna e Spesa in Valori.

 

la tabella pivot

La tabella pivot ci dà già delle informazioni. Ad esempio sappiamo che a Maggio abbiamo speso € 18 in carta per le fotocopie e € 10,8 in scottex. Abbiamo anche il totale complessivo del mese (a maggio € 28,8) e per ogni tipo di spesa.

Potremmo migliorare la nostra tabella, formattando i valori come contabilità.

Fate clic nell'area dei dati della tabella con il tasto destro del mouse e scegliete Impostazioni campo. Vi verrà mostrata la finestra Impostazioni campo valore. In basso a sinistra trovate il pulsante Numero. Fate clic su di esso e, nella nuova finestra, scegliete Contabilità, quindi chiudete tutte le finestre e tornate alla tabella pivot.

Dopo aver fatto clic all’interno dei dati (in una cella qualunque), nella scheda Inserisci della barra multifunzione e , nel gruppo Tabelle, premete il pulsante Tabella pivot.

Excel vi mostrerà la finestra Crea tabella Pivot. La finestra chiede di specificare quali sono i dati origine: in questo caso scegliamo Seleziona tabella/intervallo. Sarebbe anche possibile usare dei dati esterni. Una volta selezionati i dati, la procedura sarebbe identica.

La finestra vi chiede anche dove creare la nuova tabella pivot. Noi la inseriremo in un nuovo foglio (più che altro per questioni di spazio), quindi scegliete lopzione Nuovo foglio di lavoro.

Poi premete Ok per proseguire.

Excel inserisce il nuovo foglio di lavoro con la struttura vuota della tabella pivot e mostra sulla destra gli strumenti per la creazione della tabella pivot. Alla barra multifunzione si aggiungono gli strumenti Tabella pivot
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