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Nel post di oggi vogliamo parlare delle regole IF nella stampa unione di Word.

Queste regole permettono di completare l’unione in modo diverso a seconda di una condizione. Nel loro uso più semplice, ad esempio, permettono di personalizzare una lettera a seconda del sesso del destinatario.

Immaginiamo di avere i dati che seguono e di volere inviare la medesima lettera a tutte le persone dell’elenco, usando la formula Egregio signore per le persone di sesso maschile e Gentile signora per le donne.

Nome	Cognome	Indirizzo	Città	CAP	Provincia	Sesso
Anna	Sarpi	via Galli 12	Pavia	27100	PV	F
Alberto	Angelis	via Nenni 3	Certosa di Pavia	27012	PV	M
Alfredo	Bonni	via Garibaldi 14	Alagna Lomellina	27020	PV	M
Giuseppe	Calvi	Piazza Dante	Trovo	27020	PV	M
Claudio	Corsi	via Loreto 34	Borgarello	27010	PV	M
Francesco	Alfa	viale Leopardi	Zavattarello	27059	PV
Fernando	Cordoba	Piazza Botta	Mede	27035	PV	M
Giovanna	Ferri	viale Matteotti 12	Vigevano	27029	PV	F

 

Dopo aver selezionato il file che contiene questi dati (se non volete riscriverli trovate un file Excel pronto allegato a questo post) come origine dati per la stampa unione, siamo pronti per creare la regola.

Scegliete Lettere > Inserisci campi > Regole > If, vedrete la finestra che segue. Compilatela come la vedete nella figura.

 

In pratica, stiamo dicendo a Word che, se il campo unione Sesso contiene il valore M, deve inserire il testo Egregio signore, altrimenti Gentile signora. Fate clic su Ok per proseguire.

A questo potete aggiungere gli altri campi unione per completare l’indirizzo, come già sapete.

Se effettuate l’unione o mostrate l’anteprima dell’unione, vedrete le scritte di saluto differenziate per sesso!

Il nostro esercizio ha un difetto: dove manca il sesso nell’elenco Excel (Francesco Alfa) viene mostrata la scritta Gentile signora, questo perché il valore del campo Sesso non è M.

Word non dispone di un modo semplice per gestire una doppia (o multipla) condizione. Nel post della prossima settimana, vedremo come gestire la cosa.